Instapaper:いつでもどこでも後からでも

クラウドの利点の1つはいつでも、どこからでもアクセスできることです。ただし、ネットに接続されている必要があります。ただ一歩外に出れば、常時ネットにつながっているというわけにはいかないのですが、ネット上の記事などは、Instapaperの「後で読む」サービスを使えば、ネットにつながっていなくてもアクセスできるようになります。無料ですので、我々中小企業にとっても便利なサービスです。

筆者は通常、客先の現場で作業をしており、そこはパソコン持込厳禁。現場のパソコンはインターネットに出れない設定。ということで、日中のメール、ネットはiPhoneのみ。

自宅に帰れば、パソコンとiPad。どちらかが使われていても、もう一方でメールを見たり、ネットサーフィンしたり出来るというわけです。

Instapaperは記事のスクラップブックのような使い方ができるサービスで、iPhone、iPad、パソコンから同じ「スクラップブック」にアクセスできます。またiPhone、iPadであれば、ネットに接続されていなくても、オフラインで記事を読むことができます。

さて、日中の情報収集の方法が限られるため、気になる情報サイトはグーグルリーダーに全て登録しておき、1日は次のような流れで進んで行きます。

朝、iPadでグーグルリーダーでニュースの見出しをザーッと見て、興味のある記事のみをInstapaperに登録します。通勤途上、休み時間にiPhoneで記事を読み、じっくり読みたいもの、いずれ後で参考にしたい記事等は、星印をつけておきます。

帰宅後、iPadかパソコンか、空いている方で、記事をじっくり読んだり、記事の中で参照しているサイトを確認するなどし、その中で残しておきたい情報があれば、同じくInstapaperに登録しておきます。後で、このブログのネタになるわけです。

PDFをWordに変換するフリーのオンラインツール

クラウドの良さのひとつは、ブラウザ1つで様々なツールを使用することができることです。

WordやPowerPointのファイルをPDFに変換するツールは色々ありますが、PDFをWordに変換するツールはAcrobat以外、めぼしいものがありません。

ConvertPDFtoWordというサイトがあり、ここで簡単、無料、オンラインでPDFをWordに変換することができます。

convertpdftoword

convertpdftoword

操作は簡単。PDFファイルを指定して、”Convert To Download”のボタンを押すだけ。変換されたWordファイルがパソコンに保存されます。

利用登録なども必要ありません。

ただし、ファイル名に日本語が使えないため、すべて英字に変更しておく必要があります。

このサイトは、PDFと他のファイルとの相互変換を行うためのソフトウェアを製造・販売している会社が運営しており、販促の一環として無料で運用しているようです。

PDF化された日本語の書類を変換してみましたが、書類の書式などそのまま、きれいにWordファイルに変換されていました。

ファイル名に日本語を使えないことに加えて、パスワードを設定していると変換できないという制約があります。

一度お試しあれ。

Gmailへの移行

クラウドサービスの代表的なものの1つがGmailだ。Googleのプレミアアカウントをとれば、中小企業のみならず大企業でも主力のメールサービスとして十分活用できる。

弊社もこれまでは自社サーバで社内のメールサービスを提供していたが、現在Gmailへ全面移行中。

Gmailへ移行するメリットは以下の通り。

コスト削減

メールを処理するためのサーバハードウェア、ソフトウェアが不要。従ってそれらを管理する要員も最小限で済む(ハードウェア、ソフトウェアが不要といっても、Gmail上のアカウント作成や設定などが必要なので、多少の管理は必要)。弊社であれば顧客にサービスやソリューションを提供することがミッションであるため、社内の人員は出来る限りそのミッション達成のために配置し、本来のミッション以外の仕事に人員を割くことは出来る限り避けたい。どの企業でも同様の事情があるはず。Gmailに限らず、クラウドを活用する大きなメリットがある。

大容量

自前サーバの場合、容量に限りがあるため、どうしても1人当たりの容量をある程度制限せざるを得ない。50MB~100MB、あるいはもっと少ない割り当てになっているかもしれない。しかし現実には、ちょっとサーバにメールを溜めるとすぐ50MBの上限に達し、管理者からメールを削除せよ、とユーザに通知せざるを得ない。その点、Gmailは1人あたり25GBの割り当てとなるので、まずその心配は不要。

様々な使い方に対応可能

PCで送受信したメールを携帯電話からも閲覧することができる。PCと携帯が同期できるということ。営業の方や外出がちな方には非常に便利。また全てをブラウザを使用してアクセスすることもでき、またOutlook、Thunderbird等のクライアントソフトウェアを使用することも可能。オフィスワークが主の社員はクライアントソフトウェアを使用、外出がちな社員は、情報漏えい防止の観点からブラウザベースでメールにアクセスするという使い分けも可能。

セキュリティ

クラウドの第一人者たるGoogleなので、セキュリティも十分考慮されている。メールサーバとのアクセスでは暗号化通信(https)も可能になっている。セキュリティ向上のためにも是非httpsの設定で使っていただきたい。

メールアドレスはそのまま

弊社であれば、メールアドレスはxxx@bell-net.co.jpとなっているが、Gmailに移行しても、従来のメールアドレスをそのまま利用することが可能。

その他

スパムフィルターが標準で装備されているので、スパムメールに悩まされることも少なくなるはず。

またメールサービスだけではなく、Google Calendar、Google Doc、その他、Googleが提供するアプリケーションの他にも、前回紹介したAviaryを始めとして様々なアプリケーションを利用可能(有償のものと無償のものがあるが、クラウドなので、On-demandで利用可能)。

別途、既存環境からの移行方法、移行にあたっての留意点などを公開予定。