社内トレーニングが必要

SalesRescueTeam.comの創設者TJ McCueが中小企業のためのクラウドコンピューティング・ガイド(Small Business Guide to Cloud Computing)として、15項目をリストアップしていますので、筆者のコメントともにそれを紹介します。ここではSaaSが中心になっています。
今回が本シリーズの最終回です。

16. 社内トレーニングが必要
クラウドアプリケーションは通常、操作が簡単で、トレーニングをほとんど必要としない。ほとんどのSaaSベンダーは、オンラインビデオによる紹介や、質問を投げかけることができる組織化されたコミュニティやフォーラムを運営しており、エンドユーザから直接質問を出すこともできる。これは、社内トレーニングの負担軽減につながる。

上記の通りなのですが、コミュニティやフォーラムはまだまだ英語が主流だったりするため、日本語では質問を投げられないところもあるので、注意が必要です。

技術チームと連携せよ

SalesRescueTeam.comの創設者TJ McCueが中小企業のためのクラウドコンピューティング・ガイド(Small Business Guide to Cloud Computing)として、15項目をリストアップしていますので、筆者のコメントともにそれを紹介します。ここではSaaSが中心になっています。

15. 技術チームと連携せよ
様々な理由から、セキュリティとインテグレーションの課題を解決するために、技術チームを巻き込んでおくべきだ。業務ユーザは、どのような情報を共有しているか知らなければ社内アプリケーションのデータを戸外に持ち出していることになるかもしれず、また、企業情報を危険に晒しているかもしれない。
クラウドの課題は、業務ユーザがアプリケーションやさーびすに容易にアクセス可能で、IT部門やデータ管理チームからのインプットなく、SaaSを利用出来てしまうところだ。
クラウドのインテグレーションは、データ複製、故障、その他外部の保管場所にデータを保管することに関わる厄介ごとによりさらに複雑化する。
優れたクラウドであれば、ウェブサービスのアーキテクチャになっており、他のクラウドとのデータ共有が容易だ。ただこのような仕様は、インテグレーションを容易にすると同時に、適切なセキュリティ対策を施さないと、ハッカーの温床になってしまう。

付加機能がなくとも目標を達成できる場合がある

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14. 付加機能がなくとも目標を達成できる場合がある

クラウドアプリケーションは必ずしも機能が豊富というわけではない。何故なら、ビジネスの特定の部分に焦点をあわせているためだ。
評論家の中にはパレート理論(80%の高価は20%のソリューションがもたらす)に基づき、ソフトウェアの観点から企業運営すべきとの意見もあるが、これは正しくない。ほとんどのデスクトップユーザは日々、デスクトップアプリケーションの全ての機能を使っているわけではないと言う。このことは多くのクラウドアプリケーション開発に使用されている方法だ。つまり、ほとんどのユーザが試してもみない機能は捨て、ユーザが解決したいと望んでいるコアな問題にターゲットを絞ることだ。

クラウドアプリケーションは、望む全ての機能を持っていなくとも、カスタマイズやベンダーのプレミアムサービスで利用できる場合も多い。非常にうまく設計されたクラウドシステムは、パブリックとプライベートを統合するウェブサービスという形で、様々なインタフェース機能を提供している。アプリケーションベンダーによって異なるが、望むような特別な機能はインテグレーションや設定では利用可能でない場合もある。

クラウドソフトウェアがレガシーなアプリケーションやデータソースとうまく連動できないというのは誤りだ。クラウドアプリケーションと統合する方法は2種類ある。1つはバッチ同期、つまり、初期の段階でははクラウドアプリケーションへのデータのエクスポートとインポートだ。初期データがロードできれば、スケジュールに基づいて差分同期を行えばよい。

もうひとつの方法は、ウェブサービスによるリアルタイムインテグレーションだ。ウェブサービスがレガシーアプリケーションがクラウドアプリケーションと通信するミドルレイヤーのようなものだ。

クラウドアプリケーションは単純なインテグレーションにのみ向いているというのは誤りだということを示したが、ニーズに対するクラウドの影響と限界について評価する必要はある。複雑なワークフローやビジネスプロセスが必要となる複合的なプロセスでは、解決できない部分依然として残る。

ソフトウェアを迅速に変更する方法を考える

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13. ソフトウェアを迅速に変更する方法を考える
アプリケーションのアップグレードが必要な場合、通常ユーザは二つの選択肢がある。
アップグレードを行うには高いコストと、新機能を評価し、実行計画を練り上げる時間が必要だ。新しいアプリケーションをテスト、デバッグ、実装し、トレーニングを実施するための要員も必要。
一方旧バージョンを使い続けるのは、アップグレード版の利点を無視することになる。
クラウドアプリケーションがデスクトップアプリケーションより完全に優れているとは思わないでもらいたい。そんなことはないのだから。ソフトウェアの課題を解決する、もう一つの方法であるにすぎないのだ。
いずれの場合も、ソフトウェア会社が変更を行なうのを待つしかない。しかしクラウドでは通常デスクトップアプリケーションより速いスピードでアップグレードが行われる。ベンダーはデータセンターでアップグレードを適用するだけで、ユーザにオンラインでアップグレードしたものを利用可能にできる。またユーザにはアップグレードコストが発生しない。
これは重要なポイントだ。月額費用にアップグレードが含まれている。毎年アップグレードが発生するならトータルコストは安くなるかもしれない。デスクトップアプリケーションでは、次のリリースまで待つしかなく、恐らく年一回だ。

クラウドが最も安価なソリューションとは限らない

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12. クラウドが最も安価なソリューションとは限らない

キャッシュフローが問題であれば、クラウドはパーフェクトなオプションだ。社内システム用のソフトウェアのように、最初に高額なライセンス費を払う必要もなく、従って、部門や役員の承認も不要。また通常年間メンテナンス費というものもない。

SaaSの価格はほとんどの場合、ウェブ上に公開されているため透明性が高い。価格が明らかになっておらず、まずデモから、と言う場合には、一般的にそのソリューションは複雑で、何らかのインストールやカスタマイズが必要で、すなわち、いくばくか最初にコストが発生すると言うことを意味している。これはあくまで一般論であるが、これまでレビューした中ではこのようなケースが多かった。

クラウドを利用した場合、社内システムより安くつくとは必ずしもいえない。ガートナーによれば、最初の2年間はクラウドの方がトータルのコストが安いが、5年間では安いとは限らない。3年目以降はトータルコストが大きくなる可能性があることを考慮すべき。

いずれのしろ、検討しているクラウドアプリケーション、その利用予定者数などに応じたコストを正確にはじいて、コストを比較する必要がある。

(社内システムについては、ライセンス費用のみに着目するのは良くない。社内システムでは、そのメンテナンス要員、アップグレード時の対応、問い合わせ対応など、関連する費用を含めてまさにトータルに見ないと誤った選択をしかねない)

クラウドをうまく組み込む

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11. クラウドをうまく組み込む

ある種のインテグレーションが必要であれば、クラウドが適しているかもしれない。クラウドアプリケーションの多くはAPI(アプリケーション・プログラミング・インタフェース)を提供しており、他の関連するアプリケーションと連動させることができる。例えば、会計パッケージとCRMパッケージとの連動。デスクトップアプリケーションで連動させたい場合には、誰かに金を払って両方のアプリケーションのカスタマイズすることになる。ウェブベースのアプリケーションでは、すでに出来上がっており、時間と金をセーブすることが出来るかもしれない。

GetApp.comではクラウドソフトウェアプロバイダとバイヤーとのマッチングを行っている。「アプリケーションストア」では現在300を超えるカテゴリ、総数2200のアプリケーションが登録されており、ニーズや求める機能に合致したアプリケーション、あるいはアプリケーションのセットを探しだすことができる。GetApp.comのサービスは、ビジネスアプリケーションを探し、社内システム、SaaS等を比較したい中小企業には無料で提供される。

どれほど急いでいるか。至急の場合にはクラウドには明らかな利点がある。多くのクラウドは数分といかなくても、数時間に内に利用可能となる。全てのニーズに合致した機能はそろっていないかもしれないが、すぐに仕事に取り掛かれ。評価したプロバイダが、ニーズを満足するもう1つのアプリケーションとつなげるためのAPIを用意していれば、デスクトップアプリケーションより大きな利点がある。デスクトップアプリケーションなら、カスタマイズに大きなコストがかかる。

他にも考慮すべき点:

これまで大規模なソフトウェア購入であれば、通常、RFP(提案依頼書)からスタートし、設計、開発、テスト、それらに関する交渉が必要。これらに数ヶ月かかる。ほとんどのクラウドでは、トライアル期間中でもアプリケーションを本格的に利用できるため、ROI(投資回収)がより迅速だ。

ソフトウェアアップグレードの必要性を吟味せよ

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10. ソフトウェアアップグレードの必要性を吟味せよ

クラウドアプリケーションは、定期的にアップグレードと改良が行われ、全ての改良の恩恵を、追加コストやダウンロード、アップグレードの実装をせずとも、受けることができる。

機能強化は迅速かつ短期サイクルで行われ、多くの場合、顧客の要求に基づいたものだ。

企業内システムのような柔軟性がなくなる恐れがある点をマイナス点としてあげる企業もある。クラウドでは、アップグレードや新機能の提供は、ベンダーに依存している。デスクトップアプリケーションなどで利用できる機能ツール群が使えないかもしれない。

オンライン販売などでは、市場変化に対応できるよう、クラウドアプリケーションの方が向いているかもしれない。

クラウドベンダーは柔軟か

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9. クラウドベンダーは柔軟か

必要に応じてユーザ数を増減させることができる。ソフトウェアライセンスのシート数を段階的に増加させることができるため、「スケーリング」と呼ぶ場合もある。月額使用料は、通常何人のユーザが使っているかによる。多くの場合、クラウドベースのアプリを購入するための支出はこれまでの社内用システムやデスクトップアプリに比較して少なくて済む。需要に応じてスケールできるという意味において、クラウドはエレガントな実現方法の1つだ。

まともなカスタマーサポートはあるか

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8. まともなカスタマーサポートはあるか
サポートとメンテナンスに追加料金が発生するか、あるいは月額料金に含まれているか。通常月額料金に含まれているものだが、購入の場合と同様、ちゃんと確認すべし。
電話、メール、ソーシャルメディアでカスタマーサポートチームに一度コンタクトしてみよう。
 

クラウドアプリのアップタイムを考慮せよ

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7.クラウドアプリのアップタイムを考慮せよ

アップタイムは、端的に言えばアプリケーションのパフォーマンスを記録した時間だ。概ね98%から99%であり、サーバがメンテナンスやその他の理由によりダウンしたことがわかる。どれぐらい迅速に問題を解決できるか。重要なアプリケーションの場合には大きな問題になるため、この種のアプリケーションの場合には、さらに高いアップタイムが謳われている。彼らは自身のサービスが顧客にとっていかに重要かを理解している。これらは多くの場合、サービスレベル契約書(Service Level Agreement: SLA)と呼ばれるものでカバーされる。従って、SLAを注意深く読み、必要であれば契約条項の変更を交渉すること。